Après avoir acquis treize sociétés en moins de quatre ans, le groupe Barkene, spécialisé dans l’intégration et la maintenance de systèmes de sécurité électronique et anti-incendie, déploie un progiciel de gestion intégré à code source ouvert qui va unifier la comptabilité et la gestion de ses différentes entités. Objectif : maîtriser les marges et accroître l’efficacité opérationnelle. 

Tous les groupes en forte croissance le savent : acquérir des entreprises augmente les chiffre d’affaires mais rajoute de la complexité. En effet, chaque rachat hérite de son progiciel de gestion intégré ou ERP (Enterprise Resource Planning). Ce qui aboutit à un système d’information hétérogène qui empêche piloter financement les marges en temps réel. A cet égard, le groupe Barkene, basé à Neuilly-sur-Seine (92) a eu conscience de ce risque dès sa création en 2018. « Nous sommes intégrateurs de solutions professionnelles de sécurité et des système de lutte contre l’incendie. Nous en assurons aussi la maintenance, explique Richard Weihart, PDG de Barkene, créé en 2018. Jusqu’en 2021, nous avons acquis pas moins de treize sociétés pour cumuler un chiffre d’affaires de 800 millions d’euros en 2022 avec un effectif de 700 salariés aujourd’hui. » 

L’entrepreneur avait besoin d’un outil commun pour mettre en place des synergies et améliorer ses marges ainsi que sa performance opérationnelle. Trop complexe avec un ensemble d’ERP que la société ne maîtrisait pas. Après avoir comparé les solutions de plusieurs éditeurs, le choix s’est porté sur l’ERP à code source ouvert (Open Source) du français Axelor. « L’Open Source garantit la pérennité de la solution », souligne le PDG de Barkene qui mobilise six ingénieurs sur ce projet. « Dans le cas de Barkene, nous ne vendons que notre compétence. Les licences sont gratuites », fait valoir Thomas Demaris, chef de projet senior chez Axelor. Résultat : rajouter des postes de travail ne coûte rien. 

Comptabilité, finances, relation client, gestion commerciale, stocks, RH… les grandes fonctionnalités de l’ERP sont découpées en plus d’une quarantaine de briques logicielles qui s’assemblent selon des processus métiers. « En à peine deux mois, nous avons ainsi créé une application mobile pour gérer l’intervention des techniciens de maintenance avec les données de l’ERP : détails sur les clients, devis, contenu de l’intervention, bons de livraison, facturation automatisée sans ressaisie… », confie Stephane Elofer, fondateur d’Argura, l’entreprise de services numériques qui accompagne Barkene depuis sa création. 

Pour susciter l’adhésion des utilisateurs, l’accent a été mis sur la conduite du changement et la formation du personnel aux processus métiers de Barkene, en amont de la bascule des ERP initiaux vers Axelor. Vient ensuite le déploiement qui nécessite d’exporter  sous forme de tableaux Excel les données à partir de bases de données des ERP. Données qu’il faut nettoyer, dédoublonner et mettre au format d’Axelor… « Après six mois de développements, nous avons déployé la solution dans une seule agence au fonctionnement complexe. Bien sûr, il y a eu des bugs, se souvient Richard Weihart. Il a fallu six mois supplémentaires pour corriger les erreurs. » Ce développement se terminera à la fin de l’année. Fin 2024, neuf agences sur 37 seront équipées. Dores et déjà les gains sont appréciables : « Nous pilotons les marges en temps réel tant en local qu’en central, constate Richard Weihart. Surtout, nous parlons un langage commun. Nous avons confié une seconde société à un directeur qui a pu en prendre le contrôle en moins de trois mois. »

© Erick Haehnsen / Agence TCA