La facture électronique, facteur de compétitivité pour My Keeper

Article publié dans le journal Les Échos – Le 26 septembre 2023

Cette PME d’une trentaine de personnes compte parmi ses clients une majorité de collectivités territoriales qu’elle facture au travers du portail public Chorus Pro. Ce qui simplifie sa facturation tout en étant assurée d’être payée dans les temps.-

Le report de la réforme de la facture électronique a suscité parmi les entreprises un certain soulagement. Pourtant, celles qui y sont déjà passées afin de se conformer aux exigences des appels d’offres de marchés publics se félicitent d’avoir passé le cap. Rappelons que depuis le 1er janvier 2020, les fournisseurs sont tenus d’envoyer leurs factures électroniques via le portail de l’État Chorus Pro. En contrepartie, l’État, les établissements publics et les collectivités locales sont tenues de les payer sous 30 jours. « Depuis que la facture électronique est en place dans le public, les délais de règlement des factures sont prévisibles car la procédure est simple et unique. Cela permet d’avoir une gestion saine de la trésorerie », estime Evelyne Demarchez, président de My Keeper. Créée en 2016 et basée à Sophia Antipolis (06), cette PME familiale (une trentaine de personnes pour un chiffre d’affaires de 3,1 millions d’euros en 2022 ) est spécialisée dans la sécurisation des personnes. Elle équipe ses 28 000 utilisateurs de petites balises connectées qu’ils déclenchent en cas de danger. Par exemple, lors d’une intrusion dans une école.

750 communes clientes

Sa solution fonctionne dans 2 900 ERP (Établissements recevant du public) répartis sur 750 communes et 150 entreprises. Au démarrage de l’entreprise, les factures étaient produites sur traitement de texte. « Puis, nous sommes passés au logiciel « Mon Expert de Gestion » que nous a conseillé notre expert-comptable », se souvient le conjoint de la présidente, Michel Demarchez en charge de la facturation. Pour les factures destinées au secteur public, ce dernier les dépose sur le portail Chorus Pro où il a ouvert un compte. Idem pour les collectivités territoriales qui lui passent commande. « Cette procédure simplifie la gestion des factures. Par exemple lorsque je dépose une facture, la commune intéressée en est automatiquement avertie », souligne Michel Demarchez. En revanche, pour que la facture soit bien acheminée par Chorus Pro, elle doit comporter des mentions obligatoires. Comme le Siret de la commune, le nom du service concerné, les références du bon de commande, le numéro d’engagement, etc. Autant d’informations que les commerciaux de My Keeper doivent demander en amont à leurs interlocuteurs pour que la facture soit acceptée par Chorus Pro. « Si la facture est refusée, il faudra en créer une nouvelle et générer un avoir », explique le responsable de la facturation.

Lorsque ce dernier dépose sa facture sur le portail, Chorus Pro la passe au scanner pour reconnaître les mentions obligatoires, le montant hors taxe, la TVA et le montant TTC afin de les importer dans son système. Cela prend environ 5 minutes par facture, le temps que Chorus Pro analyse le document. Parfois, des bugs se produisent. Par exemple, le système ne trouve pas les informations, ce qui oblige à les compléter manuellement. Pour sécuriser ses envois, Michel Demarchez y joint le bon de commande ou le devis signé. Une fois la facture acceptée, Chorus Pro génère automatiquement un certificat de dépôt. Dès lors, la commune a 30 jours pour régler sa facture. Sauf si elle juge qu’elle comporte des mentions erronées. Autre avantage de Chorus Pro, il fournit un tableau de bord qui indique notamment si la facture a été téléchargée par son destinataire et à quelle date ou encore si elle a été transmise au comptable pour être payée. Une information précieuse. « Si la facture n’a pas été transmise en interne, cela reste tout de même un phénomène assez rare, j’appelle le service concerné pour savoir quelle est la nature du problème », indique Michel Demarchez.

Fort de cette expérience, ce dernier se réjouit à la perspective que la facture électronique soit prochainement étendue à l’ensemble des entreprises. Et ce, dans la mesure où aujourd’hui lorsqu’il facture une grande entreprise, cela l’oblige à s’inscrire sur son portail de facturation privé et à se familiariser avec les fonctionnalités. Ce qui peut prendre du temps. Sans compter que chaque entreprise a ses propres règles de paiement. « En outre, lorsque les clients n’utilisent pas la facturation électronique, il est difficile d’être réglé dans les délais prévus dans le contrat sous prétexte que la facture n’a pas été enregistrée selon leur procédure. Cet aspect est financièrement très handicapant et ces méthodes sont assez systématiques avec certains », déplore Evelyne Demarchez. Laquelle estime que la réforme devrait simplifier et fluidifier la procédure de facturation en l’encadrant et en la rendant unique, tant pour le fournisseur que pour le client qu’il soit public ou privé.

© Éliane Kan / Agence TCA