Le groupe Folan (47 millions de chiffre d’affaires, 200 salariés), spécialisé dans les équipements passifs pour infrastructures de télécommunication, inscrit la facturation électronique dans sa transformation digitale. Un plan de modernisation qui devrait améliorer son besoin en fonds de roulement. 

« La facturation électronique s’inscrit dans un plan global de transformation digitale qui fait partie de la stratégie de notre groupe », explique Ludovic Robert, PDG du groupe R&D qui possède le groupe Folan, basé à Rillieux-la-Pape (69), Créé en 1988, celui-ci se spécialise dans les équipements passifs pour infrastructures de télécommunication qui transportent les données numériques. Grâce à son déploiement international, Folan réalise un chiffre d’affaires global 2022 de 47 millions d’euros et emploie 200 salariés en Europe. « Au-delà de la conformité aux exigences règlementaires, notamment l’entrée en vigueur de e-invoicing (ou facturation électronique) conduite par la loi de finances 2024 en France, nous cherchons à fluidifier les échanges avec nos parties prenantes et à faciliter l’accès aux informations », reprend Ludovic Robert. 

Un processus rigoureux et transparent

Gestion du déroulement des opérations (Workflow), traçabilité des écritures, droits d’accès directs et immédiats aux documents… la facturation électronique tend à standardiser les méthodes d’envoi des factures, à consolider la traçabilité des statuts des factures et à améliorer les recouvrements et donc le besoin en fonds de roulement (BFR). A cet égard, Chorus Pro, la plateforme digitale de l’État des marchés publics préfigure ce que pourrait être l’harmonisation des processus de traitement non seulement des factures mais aussi des appels d’offre et des règlements. 

« Pour chaque commande publique, nous devons renseigner sur Chorus Pro un numéro de commande, de marché spécifique, d’engagement et de Siret spécifique aux entités publiques. Ce qui impose, au préalable, d’ajuster nos données clients, décrit Géraldine Donnay, responsable de l’administration des ventes chez Folan. Lorsque nous déposons une facture, Chorus Pro nous indique son statut : « déposée », « acceptée » ou « en rejet » avec les raisons de ce rejet. » Avantage : en renseignant immédiatement les éléments manquants, la facture ne reste pas bloquée. Elle peut alors passer au statut de « comptabilisée », puis « transmise au destinataire », et enfin « mise en paiement » (pour les virements). Autre point fort : la traçabilité de Chorus Pro est rigoureuse. Résultat, la responsable de l’administration des ventes de Folan retrouve instantanément tous les documents qu’elle est susceptible de chercher. « On peut régulièrement vérifier le statut des factures, souligne Géraldine Donnay. C’est d’autant plus rassurant que nous avons la certitude que le règlement sera effectué, dans un délai, en moyenne, de 30 à 45 jours. Ce qui contribue à améliorer le BFR. »

Outre la consultation des commandes, des engagements, des factures et de leur statut, Chorus Pro donne également accès à la consultation des appels d’offres publics. « Cependant, nos commerciaux ne l’utilisent pas car ils préfèrent recourir à des plateformes dédiées qui agrègent l’ensemble des appels d’offre privés et publics, reconnaît Géraldine Donnay. Pour les entreprises qui travaillent principalement avec les marchés publics, c’est un outil précieux. » En revanche, sauf à passer par un prestataire, le téléversement des factures n’est pas automatisé. Il faut les déposer une à une.  

Un moindre mal par rapport aux clients privés. En effet, chacun d’eux exige un processus particulier ! Pour certains, il faut adresser les factures par courrier postal, d’autres en PDF vers une adresse électronique dédiée. « En ce cas, nous passons par un opérateur d’envoi de factures dématérialisées qui oblige à saisir autant de mails que de factures », confie Géraldine Donnay. Certains clients fonctionnent avec les factures EDI (Échange de données informatisé). « C’est le processus le plus rapide et le plus fiable lorsqu’il est bien paramétré, remarque Géraldine Donnay. Parfois, on nous demande aussi que la facture et le bon original figurent dans le même PDF. Faute de quoi la facture sera mise de côté sans être traitée et sans nous en avertir… » D’autres clients imposent de téléverser les factures sur leur portail de fournisseurs. Autre méthode : les plateformes privées de dématérialisation des factures qui présentent des fonctionnalités et une transparence analogues à celles de Chorus Pro. « Pour les clients qui le souhaitent, nous travaillons avec de telles plateformes aussi bien en France que dans toute l’UE. Le poste « envoi de factures » mobilise un équivalent temps plein de trois jours par mois », fait valoir Géraldine Donnay qui espère, à terme, que la généralisation de l’e-Invoicing standardisera l’envoi et le traitement des factures. 

@ Erick Haehnsen