La paie transport tend vers une complexité galopante

Soumise à plus d’une quinzaine de changements réglementaires par an, la paie réclame de se tourner vers des acteurs spécialisés dans le TRM. Ou d’utiliser des outils dédiés et bien paramétrés afin de bien prendre en compte les spécificités de ce secteur et les particularités de chacun des conducteurs.

Le début d’année a démarré sur les chapeaux de roue pour les gestionnaires de paie avec plusieurs sujets d’actualité. À commencer par les négociations obligatoires annuelles (NOA) dans le TRM. Signées par la CFDT, CFTC et SNATT CFE-CGC ainsi que la FNTR et OTRE, elles portent notamment sur une augmentation des minimas conventionnels de branche de + 5 % avec application rétroactive au 1er février, puis une nouvelle augmentation de +1 % le 1er mai prochain. Seules les entreprises adhérentes à ces deux organisations sont concernées. « Néanmoins, si le ministère du travail décide d’adopter un arrêté d’extension, ces NAO seront applicables dès le lendemain de la date de publication à toutes les entreprises du secteur », relève Nancy Noël, déléguée générale adjointe chez TLF (Union des entreprises de transport et logistique de France). Ces NAO vont induire des hausses de charges sociales et des modifications dans les logiciels de paie. Et ce, dans un contexte où la réglementation française impose déjà plus d’une quinzaine de changements par an. Notamment pour 2022, citons l’intégration des flux des congés payés dans la déclaration sociale nominative (DSN). Jusqu’à présent les transporteurs devaient faire leur déclaration directement à la caisse de congés payés, en général sur internet. Désormais, les bases de cotisations s’envoient via les DSN aux caisses de congés. « Toutefois, ce sont ces dernières qui transmettront aux transporteurs les montants à payer et le règlement se fera en dehors de la DSN », résume Anne-Charlotte André-Serfaty, dirigeante associée de la Paye Transports, du nom de son logiciel.

Réduire le risque d’erreur

Créé en 2008, l’éditeur propose deux solutions. D’une part, un service d’externalisation de la paie souscrit majoritairement par des entreprises allant de 1 à une vingtaine de salariés. D’autre part, Paye Transports fournit sur abonnement Cloud son logiciel de paie éponyme. Comme la plupart des éditeurs du secteur, son offre s’appuie sur le logiciel Silae, le leader français du logiciel cloud de gestion de la paie et des ressources humaines. Lequel est apparu sur le marché en 2010. « Comme nous l’utilisons depuis 2011, nous en avons une maîtrise pointue », fait remarquer la dirigeante qui compte 450 clients dont 95 % font du TRM. Pour répondre à leurs demandes, cette PME de neuf personnes en mobilise quatre à la Hot Line et trois pour la formation ainsi que pour le paramétrage du produit chez ses clients. « Avec cette approche, nous sommes en mesure de mieux prendre en compte leurs spécificités et de réduire les risques d’erreur. Notamment lorsqu’il y a des mises à jour réglementaires », fait valoir la dirigeante. En plus de son logiciel de paie, cette dernière propose un module SIRH (système d’information RH) qui aide les services RH à gagner en productivité. Parmi les fonctionnalités proposées, la consultation de statistiques et des bilans sociaux ou encore la transmission d’alertes pour les visites médicales. À la fin du premier trimestre, l’éditeur proposera un coffre-fort numérique qui renfermera les fiches de paie téléchargeables par les salariés. Ce qui évitera au service RH de devoir les imprimer et les mettre sous pli. De quoi réaliser des économies de temps et de frais postaux.

Nouvelle version annoncée d’Isapaye

Le coffre-fort numérique archivant le bulletin de salaire électronique est aussi disponible en option avec Isapaye, le logiciel de paie transport de l’éditeur Isagri. Il s’agit d’un groupe de 1,000 personnes dont une trentaine s’occupent de l’assistance téléphonique. L’éditeur qui recense 4 000 clients dont des TPE et PME du TRM commercialise aussi en option une plateforme RH. Cet outil en ligne permet, entre autres, de réaliser et gérer les entretiens individuels et professionnels, et d’effectuer un suivi des heures et des absences saisies par les salariés depuis leur application disponible sur leur smartphone. « Cet outil permet ainsi de qualifier les heures supplémentaires qui n’auront plus qu’à être validées »explique Aude Bouvattier, chef de produit chez Isagri où se prépare une nouvelle version d’Isapaye. Ce dernier va passer du mode licence au mode Saas l’an prochain. L’interface et l’ergonomie seront préservées, indique la chef de produit.

Gain de 7 % de la masse salariale

Premier poste de dépense dans les entreprises de TRM, la paye peut être optimisée en actionnant différents leviers réglementaires. Comme le pilotage des heures, l’optimisation des charges sociales ou encore la mise en place de la DFS (déduction forfaitaire spécifique). Réservées à certaines professions dont celle des conducteurs, celle-ci propose aux salariés concernés et à leurs employeurs un abattement de 20 % sur les frais de route. « Toutefois, il convient d’en respecter les règles d’application afin d’éviter, en cas de contrôle, un redressement Urssaf », met en garde Sébastien Huyghe, président de STS Web, qui est spécialisée notamment dans la gestion sociale. « En moyenne, sur un processus global, il est possible de gagner jusqu’à 7 % nets de la masse salariale, estime ce dernier. « 90 % de nos clients gagnent plus d’argent avec nos prestations que ce que nous leur facturons », revendique le dirigeant de STS Web. Créée en 2002, cette filiale du groupe RAS Intérim recense 2 500 clients dont les 15 plus grands groupes de transport français. La PME de 80 personnes se félicite aussi de compter 30 % des parts de marché chez les transporteurs de 20 à 500 salariés. Pour répondre à leurs besoins, elle propose une solution globale pour la gestion et le pilotage des données RH. Son portail collaboratif accessible via le web recouvre différentes fonctions allant de la gestion des temps jusqu’à l’optimisation sociale en passant par la paie et la prépaie. Sans oublier l’archivage des fiches de paie consultables à tout moment par les salariés. Ces derniers peuvent aussi y retrouver leurs congés payés, leurs demandes d’acompte, etc. Concernant le calcul de la paie, les clients peuvent soit la produire eux-mêmes depuis le portail collaboratif RH soit la confier aux experts de STS. Une aide qui peut s’avérer précieuse dans un contexte où les contrôles d’Urssaf se multiplient. Entre autres sur la question des temps de travail non effectués ayant permis de bénéficier des aides de l’État en période Covid. À charge pour les transporteurs de prouver que les heures sont bien répertoriées en produisant les données du chronotachygraphe ainsi que le planning de pointage des heures.

Pénurie de gestionnaires de paie

En matière de sécurisation de la paie, la qualité des données entrantes est stratégique, comme le souligne Frédéric Brzezinski, dirigeant de Cresus Edition. Cette PME créée en 2007 compte 200 clients allant de l’entreprise d’un ou deux salariés à des organisations de 800 à 1 000 collaborateurs en passant par des structures de 15 à 50 salariés. « Depuis plus d’un an, nous sommes sollicités par des entreprises de 100 à 500 salariés qui cherchent aussi bien à réaliser en interne leur paie avec une solution dédiée qu’à l’externaliser », rapporte le dirigeant. Ce besoin d’externalisation promet d’ailleurs de gagner du terrain. Principales raisons, les difficultés à remplacer les gestionnaires de paye partis à la retraite mais aussi celui de s’assurer que la paie est conforme à la réglementation. À cela s’ajoute la nécessité de vérifier que la structure de rémunération des collaborateurs correspond bien à la politique mise en place initialement par l’entreprise. « À titre d’exemple, on se rend compte que certains conducteurs ont des heures supplémentaires décomptées au mois alors que l’employeur avait choisi de les décompter au trimestre », rapporte le dirigeant de Cresus Edition. Depuis 2018, cette PME de 20 personnes, dont 2 développeurs, propose aussi aux entreprises de réaliser leur propre paie avec son logiciel également basé sur Silae. Pour fiabiliser le calcul de la paye, Cresus Edition a développé un outil qui automatise le processus de la prépaie. Ce qui permet de fiabiliser la paie en tenant compte des particularités de chaque collaborateur selon qu’il s’agisse d’un conducteur longue ou courte distance ou d’un livreur. Grâce à quoi, les données de la prépaie issues par exemple d’un service du type Truckonline peuvent être basculées sans ressaisie dans le logiciel de paie.