Colloques, voyages d’affaires, concours, réunions professionnelles… La crise du Covid-19 force les organisations à dématérialiser les échanges humains et à organiser la société du télétravail à grande échelle.

Depuis le discours d’Emmanuel Macron sur le coronavirus, ce jeudi 12 mars, la France bascule vers la « télé-société » : télé-enseignement pour 12 millions d’écoliers et 2,3 millions d’étudiants, télémédecine potentiellement pour 226 000 médecins et télétravail pour près de 30 millions de salariés. Fermeture des frontières et, notamment celles des États-Unis, obligent, la globalisation de l’économie doit se trouver un nouveau paradigme : la dématérialisation des relations humaines afin de limiter les facteurs de contamination. À cet égard, le Fonds monétaire international (FMI) montre la voie. Ce vendredi 13 mars, l’institution financière a testé en grandeur réelle le télétravail auprès de tout son personnel. Objectif : convertir ses réunions de printemps qui rassemblent plus de 10 000 personnes au « format virtuel ». Une opportunité historique pour accélérer la transformation numérique des organisations ?

Dématérialiser événements, voyages et examens

Tel est l’enjeu. En témoigne We are, le Think Tank des industries créatives (cinéma, musique, jeux vidéo…) qui, depuis décembre dernier, fédère 150 acteurs de la filière autour d’événements physiques. « Développés avec Dream Corp, un spécialiste dans l’immersif et la captation vidéo autonome, notre offre transforme un événement physique en Live Stream, c’est-à-dire en contenus digitaux distribués sur des plateformes publiques comme Youtube ou Vimeo », décrit Eric Newton, fondateur et président de We Are. Colloques, ateliers, assemblées générales, présentations de produit… Les salles connectées et le studio Broadcast physiques du projet ne dématérialisent pas complètement l’événement. D’ailleurs, ceux-ci rassemblent des invités et sont animés par des journalistes et animateurs TV. En revanche, les centaines de personnes de l’audience n’ont plus besoin de se déplacer jusqu’à l’immeuble parisien de We Are.

De son côté, l’agence de voyages professionnels Globésens et le cabinet de création d’images Ekla° misent sur la réalité virtuelle pour dématérialiser les voyages d’entreprise. « Imaginez-vous arpentant quelques instants Time Square ou la muraille de chine, sans aucune crainte de contagion depuis votre salle de pause », suggère Benoît Girault directeur d’Ekla°. Le premier voyage en lunettes de réalité virtuelle est ainsi prévu au le Maroc dès le mois d’avril.

Pour sa part, l’école de management Esam dématérialise son concours d’entrée 2020 grâce aux technologies anti-fraude de Mereos. Le candidat devra montrer patte blanche : sa pièce d’identité sera authentifiée et, face caméra, il présentera son environnement de travail à 360°. Le candidat est filmé en temps réel. Ses flux audio et vidéo sont analysés par une surveillance humaine ainsi qu’un algorithme d’intelligence artificielle qui traite les flux sonores de proximité pour dissuader le candidat de communiquer avec une tierce personne lors de sa session.

Des offres promotionnelles de télétravail

Téléphonie sur IP, chat, messagerie instantanée, visioconférence, salles virtuelles… Pour les fournisseurs de technologies de communication unifiées et de solutions collaboratives, la crise sanitaire est sans conteste un incroyable accélérateur ! Leur force : des systèmes très facile à utiliser aussi bien sur PC et tablette que sur smartphone.

« Nous faisons une réduction de 50 % sur le prix des licences par professeur (50 euros par mois) », fait valoir Laurent Souloumiac, DG de Glowbl, PME créée en 2011 qui réalise 500 000 euros de chiffre d’affaires avec dix-sept salariés. Basée à Lyon, Glowbl équipe entre autres l’Université de droit de Paris 2 Panthéon-Assas. « Avec notre technologie, chacun peut partager un même contenu et le modifier. Chaque modification sera instantanément appliquée à tout le monde », détaille Laurent Souloumiac. De même, sa technologie ouvre autant de salles virtuelles que salles de cours dans l’établissement d’enseignement. A charge pour ce dernier, dans son système de gestion des parcours d’élève, de changer le numéro de salle par l’adresse URL de la réunion virtuelle. La PME n’a pas peur d’une explosion de la demande : « Nos infrastructures techniques sont hébergées chez Amazon Web Services (AWS). Elles sont extensibles à la demande », précise le DG de Glowb qui fournit des kit de 15 à 30 minutes pour maîtriser l’outil.

Un accompagnement à la formation nécessaire

D’autres acteurs vont plus loin. Comme le rennais Klaxoon (tableau blanc collaboratif personnalisable pour organiser les réunions) qui offre trois mois d’abonnement gratuit au lieu d’un. « 5 000 équipes sont venues vers nous la semaine dernière. C’est énorme ! 10 000 utilisateurs par jour se connectent en moyenne », constate Matthieu Beucher, PDG Klaxoon qui, sur un effectif total de 230 salariés, mobilise 100 personnes pour dispenser une formation au télétravail de 45 minutes avec des modèles prêts à l’emploi. Pour sa part, le californien Zoom compte faire bondir son chiffre d’affaires de 623 millions de dollars à 1 milliard cette année. « La demande double, voire triple ! », sourit Loïc Rousseau, directeur de la filiale française qui emploie une quinzaine de salariés. Point fort, l’application est très peu gourmande en bande passante.

Reste à ne pas créer de risques psychosociaux (RPS), notamment à cause du sentiment d’isolement que développe le télétravail. Une lacune que comble l’opérateur français de visioconférence Tixeo qui vient de lancer une fonctionnalité de visio-collaboration pour conserver la cohésion des équipes. « Grâce à notre outil, les salariés travaillant habituellement en Open Space continuent à se voir entre collègues depuis leur domicile », explique Renaud Ghia, PDG de Tixeo dont tous les salariés télétravaillent depuis cinq ans. A l’écran, les membres d’un groupe sont identifiés à l’écran par une bulle contenant leur photo. Ils peuvent ainsi dialoguer entre eux en mode audio, partager leur écran ou encore s’échanger des documents. Autre avantage, les communications et les échanges de données sont sécurisées grâce à un chiffrement de bout en bout. Gage de sécurité,la plate-forme est la seule à être certifiée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

© Eliane Kan et Erick Haehnsen